Modèles de documents
Réutilisez vos documents de référence sans repartir de zéro : un papier à en-tête, une lettre de mission ou un contrat avec des informations à compléter. Un modèle conserve votre base de travail ; chaque utilisation crée un nouveau document que vous pouvez adapter.
Trouver vos modèles
Dans l’espace de travail, ouvrez Gérer les modèles depuis la barre d’outils de l’explorateur de documents. Le catalogue présente les modèles disponibles, leur aperçu et leur nombre de champs.
Vous retrouvez aussi les modèles lors de la création d’un nouveau document. Choisissez celui qui convient à votre travail pour démarrer à partir de cette base.
Importer un modèle Word
- Dans le catalogue, cliquez sur Ajouter un modèle.
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers .docx.
- Si vous disposez des droits nécessaires, choisissez la destination personnelle ou l’organisation avant l’import.
- Sélectionnez le modèle importé et ouvrez Configurer le modèle pour vérifier son contenu et ses champs.
Donnez-lui un nom reconnaissable, par exemple « Lettre de mission — conseil » plutôt que « Document final ».
Papier à en-tête ou document à compléter
Un modèle peut être un simple papier à en-tête, sans aucun champ : vous rédigez librement dans le document créé.
Il peut aussi contenir un texte déjà rédigé et des emplacements à remplir, par exemple le nom du client, une date ou un montant. Les champs facilitent cette saisie ; le document de travail reste éditable.
Créer un modèle depuis un document existant
Vous avez déjà un document que vous souhaitez réutiliser ?
- Dans le menu du document, choisissez Créer un modèle depuis ce document, lorsque cette action est disponible.
- Donnez un nom au modèle.
- Examinez les informations à remplacer et ajustez les catégories proposées si nécessaire.
- Si vous y êtes autorisé, cochez Modèle d’organisation pour le rendre utilisable par ses membres.
- Cliquez sur Créer le modèle, puis relisez la copie ouverte dans l’espace de préparation.
Ordalie crée une copie avec les informations détectées remplacées par des champs. Le document original n’est pas modifié. Vérifiez la détection et le contenu restant avant de partager le modèle : une détection automatique ne remplace pas votre relecture.
Préparer les champs du modèle
Dans Configurer le modèle, travaillez sur le document source et consultez le panneau Champs du modèle. Vous pouvez également renseigner une description et des mots-clés pour préciser son usage.
Pour identifier une information à remplir, utilisez un libellé explicite entre crochets, comme [Nom du client] ou [Date de signature]. Vérifiez ensuite les champs reconnus dans le panneau.
Les emplacements portant le même libellé sont regroupés : un champ peut ainsi apparaître plusieurs fois dans le document. Les flèches du panneau permettent de parcourir ses occurrences et de vérifier à quels passages il correspond.
Si une détection ne convient pas, utilisez Ignorer cette occurrence ou Ignorer ce champ. Si le panneau signale Emplacement supprimé, vérifiez le passage concerné dans le document.
Les modifications sont enregistrées pendant votre travail. Attendez la fin de l’enregistrement ; une erreur affichée signifie qu’il faut vérifier la sauvegarde avant de quitter.
Exemple : une lettre de mission
Préparez votre lettre avec les champs [Nom du client], [Objet de la mission] et [Montant des honoraires]. Réutilisez exactement [Nom du client] aux différents endroits qui doivent recevoir la même information. Vous gardez ainsi votre texte de référence tout en repérant rapidement les éléments propres à chaque dossier.
Utiliser un modèle
- Lancez la création d’un nouveau document.
- Sélectionnez le modèle souhaité et ouvrez-le.
- Complétez les informations dans le panneau Champs à remplir, lorsqu’il y a des champs.
- Relisez le document, adaptez son texte si nécessaire, puis exportez-le ou partagez-le.
Vous travaillez sur une copie indépendante, pas sur le modèle source. Modifier cette copie ne modifie pas le modèle ni les autres documents créés à partir de celui-ci.
Lorsqu’une option de rédaction avec l’IA est proposée pour le modèle sélectionné, décrivez le document attendu et fournissez les informations utiles. Relisez le résultat et complétez les faits manquants. Si le panneau présente des propositions IA, vous pouvez les appliquer ou les rejeter, individuellement ou avec Tout appliquer pour les propositions applicables.
Modèles personnels, d’organisation et partagés
- Personnel : votre modèle, que vous pouvez gérer selon vos droits.
- Organisation : un modèle commun aux membres. Sa création et sa modification sont réservées aux propriétaires et administrateurs de l’organisation.
- Partagé : un modèle mis à votre disposition par une autre personne. Pouvoir l’utiliser ne signifie pas pouvoir modifier sa source.
- Ordalie : un modèle fourni par défaut, utilisable comme point de départ.
Les actions affichées dépendent de vos droits. Consulter le modèle permet d’examiner une source que vous ne pouvez pas gérer ; Configurer le modèle permet de préparer un modèle modifiable.
Pour un modèle que vous gérez, le catalogue propose notamment de le renommer, de le partager, de remplacer son fichier Word ou de le supprimer. Vérifiez les destinataires et le contenu avant tout partage.
Questions fréquentes
Aucun champ n’apparaît : est-ce un problème ?
Pas nécessairement : un papier à en-tête peut fonctionner sans champ. Si vous attendiez des champs, ouvrez la configuration et vérifiez les libellés et les emplacements détectés.
Je ne peux pas modifier un modèle
Vérifiez sa provenance et vos droits. Un modèle partagé peut être consultable sans être modifiable ; la gestion des modèles d’organisation nécessite les droits correspondants.
L’import ou l’enregistrement échoue
Pour l’import, vérifiez que le fichier est au format .docx. Si une erreur persiste, conservez votre fichier et contactez le support en précisant l’action concernée et le message affiché.
Pour la mise en forme, la collaboration et l’export, consultez @Page. Pour obtenir de l’aide, consultez @Page.