Documents

Pour travailler directement depuis un dossier local ou distant (OneDrive, SharePoint, Dropbox, etc.) ou depuis un projet Ordalie, consultez aussi Espaces de travail (Workspaces).

Import et gestion de vos documents

Vous pouvez importer, organiser et modifier vos documents directement dans Ordalie. Les documents importés sont indexés automatiquement et deviennent utilisables dans les conversations et les workflows.

Import multi-format avec glisser-déposer

Deux méthodes d’import sont disponibles :

Import par navigation : Cliquez sur le bouton Importer des documents dans la section Documents pour ouvrir le sélecteur de fichiers et choisir vos documents depuis votre ordinateur.

Import par glisser-déposer : Glissez directement vos fichiers depuis l’explorateur de fichiers vers l’interface d’Ordalie. Le système reconnaît automatiquement le contenu et affiche un retour visuel immédiat pendant l’opération.

Formats supportés : PDF, DOC, DOCX, TXT, MD, PowerPoint (PPTX) et Excel (XLSX/XLS). Les présentations PowerPoint conservent la structure des diapositives, et les fichiers Excel préservent l’organisation en tableaux.

Anonymisation automatique : Lors de l’import, vous avez la possibilité d’activer l’anonymisation automatique de vos documents. Cette fonction remplace les informations sensibles (noms, adresses, numéros de téléphone) par des données génériques, préservant ainsi la confidentialité tout en conservant la structure du document.

Une fois importés, les documents sont indexés automatiquement et deviennent consultables via la recherche.

Confidentialité 🔒 : Tous vos documents restent strictement privés et sécurisés. Ils ne sont jamais partagés avec d’autres utilisateurs sans votre autorisation explicite et demeurent sous votre contrôle complet.

Organisation par projets

Les projets remplacent les anciens tags comme espace de regroupement transverse. Un projet peut rassembler des documents Ordalie, des conversations, ainsi que des fichiers ou dossiers issus de sources connectées, sans déplacer ni dupliquer les éléments d’origine.

Projets personnalisés : Créez vos propres projets selon vos dossiers de travail, clients, opérations ou domaines juridiques. Par exemple, un projet “Dossier Martin” peut contenir des contrats, des échanges avec l’assistant et des pièces stockées dans OneDrive ou SharePoint.

Filtrage et accès : Ouvrez un projet depuis le panneau latéral pour retrouver rapidement tous les éléments liés. La recherche de documents reste disponible pour filtrer par nom, type ou source.

Contexte assistant : Lorsque vous travaillez dans l’assistant ou dans un workflow, vous pouvez utiliser un projet comme contexte de travail pour éviter de sélectionner les pièces une par une. C’est particulièrement utile pour analyser un dossier complet.

Partage et permissions : Les projets peuvent être partagés avec des membres de l’organisation. Le partage d’un projet ne donne pas automatiquement accès aux éléments qu’il contient : chaque document, conversation ou source externe conserve ses propres permissions.

Migration des tags : Les anciens tags non favoris sont progressivement convertis en projets. Les favoris restent un filtre personnel séparé et ne deviennent pas des projets.

Pour aller plus loin, consultez le guide dédié : Projets.

L’éditeur de documents avancé

Interface d'édition enrichie

Chaque document s'ouvre dans un éditeur intégré. L'éditeur est conçu autour du format DOCX : lorsque vous importez un fichier Word, le modifiez, puis l'exportez, Ordalie cherche à préserver la mise en forme, les styles, les tableaux et la structure du document. Les éléments complexes sont conservés autant que possible, avec des avertissements lorsque certaines conversions nécessitent votre attention.

Formatage riche : L’éditeur supporte l’ensemble des fonctionnalités de mise en forme attendues : gras, italique, soulignement, listes à puces et numérotées, tableaux, liens hypertextes, et styles de paragraphes hiérarchiques adaptés aux documents juridiques.

Structure juridique : Des outils spécialisés vous permettent de structurer vos documents selon les conventions juridiques, avec une gestion intelligente des articles, alinéas, et sous-sections qui respecte automatiquement la numérotation et l’indentation appropriées.

Suivi des modifications et collaboration

Édition collaborative en temps réel :

Vous pouvez travailler à plusieurs sur le même document simultanément, comme dans Google Docs. Vous verrez les changements de vos collègues apparaître instantanément à l’écran, avec le curseur de chaque utilisateur identifié par une couleur distincte.

Track Changes intégré : Ordalie propose un système de suivi des modifications comparable à celui de Microsoft Word, mais optimisé pour le travail juridique. Toutes les modifications (ajouts, suppressions, déplacements) sont horodatées et attribuées à leur auteur. Vous pouvez accepter ou refuser chaque modification individuellement, et voir précisément qui a fait quoi à quel moment.

Pour l’activer sélectionnez ce mode directement dans la barre d’outil en haut de l’écran :

Gestion des commentaires : Le système de commentaires permet de lier des observations à des passages spécifiques du document. Les commentaires supportent les réponses en chaîne et peuvent être résolus une fois traités, créant ainsi un fil de discussion contextuel directement dans le document.

Historique des versions (Suivi du document) : Chaque modification est automatiquement sauvegardée. Cliquez sur le bouton Suivi dans la barre d’outils (section Fichier) pour ouvrir le panneau d’historique complet.

Chaque entrée de la chronologie indique l’auteur, la date et un résumé des modifications (paragraphes ajoutés, supprimés ou modifiés, nombre de mots). Un aperçu des changements est affiché directement sous chaque entrée : les ajouts apparaissent en bleu, les suppressions en rouge et les modifications en gris.

Cliquez sur une version pour la prévisualiser avec les passages modifiés mis en surbrillance directement dans le document. Vous pouvez basculer entre la vue Modifications (diff) et la vue Original, et naviguer entre les changements avec les flèches haut/bas.

Pour restaurer une version antérieure, sélectionnez-la puis cliquez sur Restaurer cette version. Une sauvegarde de l’état actuel est créée automatiquement avant toute restauration. Les événements de restauration et d’export sont également tracés dans l’historique, formant un journal d’audit complet de la vie du document.

États de validation : Suivez le statut de validation de vos documents avec des indicateurs visuels clairs qui vous informent sur l’état d’avancement de la révision.

Analyse et transformation par IA

Analyse intelligente de documents

L’IA peut analyser le contenu de vos documents de plusieurs manières :

Analyse multi-documents : Sélectionnez plusieurs documents simultanément pour une analyse comparative ou croisée. L’IA identifie les patterns, les différences, et les éléments communs entre les documents, générant des rapports structurés selon vos besoins.

Extraction d’informations clés : L’analyse automatique peut extraire les parties prenantes, dates importantes, obligations contractuelles, clauses sensibles, et autres éléments critiques de vos documents, les organisant dans des tableaux facilement exploitables.

Analyses prédéfinies : Ordalie propose des modèles d’analyse prêts à l’emploi pour les cas d’usage les plus fréquents : synthèse exécutive, identification des risques, extraction des engagements, chronologie des événements.

Analyses personnalisées : Créez vos propres modèles d’analyse en définissant les questions spécifiques que vous souhaitez poser régulièrement à vos documents. Ces modèles peuvent être sauvegardés et réutilisés pour maintenir une cohérence dans vos processus d’analyse.

Génération et transformation de documents

Génération assistée par IA : Ordalie peut générer des documents entiers à partir de vos instructions, en utilisant vos documents de référence comme base. Que ce soit pour créer des contrats, des courriers, des conclusions, ou des mémos, l’IA s’appuie sur votre style et vos modèles existants.

Transformation intelligente : Transformez automatiquement vos documents existants selon de nouveaux critères : changement de perspective (acheteur vers vendeur), adaptation à un nouveau contexte juridique, mise à jour selon de nouvelles réglementations.

Réécriture contextuelle : Sélectionnez n’importe quelle portion de texte dans l’éditeur pour déclencher des options de réécriture : amélioration de la fluidité, adaptation du style, modification du niveau de technicité, ou application d’instructions spécifiques.

Export et partage

Formats d’export professionnels

Deux formats d’export sont disponibles :

Export PDF : Génération de PDF haute qualité avec préservation de la mise en forme, des liens internes, et des métadonnées. Les PDF peuvent inclure ou exclure les commentaires selon vos besoins.

Export DOCX : Export vers Microsoft Word en préservant autant que possible la structure, le formatage et les fonctionnalités avancées comme les tables des matières automatiques et les références croisées. Si une conversion nécessite une attention particulière, Ordalie peut afficher des avertissements de fidélité.

Anonymisation à l’export : Lors de l’export, vous pouvez choisir d’appliquer une anonymisation automatique qui remplace les informations sensibles tout en préservant la structure et la lisibilité du document.

Gestion de la confidentialité

Contrôle d’accès granulaire : Pour les comptes organisation, définissez précisément qui peut accéder, modifier, ou commenter chaque document selon des niveaux d’autorisation flexibles.

Sécurité renforcée : Les communications entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrées via HTTPS et les documents sont stockés de manière sécurisée sur nos infrastructures.

Aperçus avancés et fichiers source-backed

Ordalie affiche maintenant davantage de fichiers sans forcer leur ouverture dans l’éditeur. Les CSV peuvent être prévisualisés dans une vue tabulaire, les fichiers Excel/XLSX peuvent être consultés comme sources ou artefacts, et les fichiers binaires associés à une source externe peuvent être ouverts depuis le panneau de source lorsque le connecteur le permet.

Cette logique est particulièrement utile avec les intégrations : un fichier SharePoint, OneDrive, Google Drive ou issu d’un email peut rester dans sa source d’origine tout en étant lu, cité ou prévisualisé dans Ordalie. Lorsque l’IA produit un document ou un tableur en résultat, celui-ci peut également être attaché à la réponse et ouvert directement depuis l’interface.

Fidélité Word et exports

L’éditeur et l’export DOCX ont été renforcés pour préserver plus fidèlement les documents Word : styles, listes, tableaux, sections, en-têtes et pieds de page, commentaires, réponses et marques de révision lorsque ces informations sont disponibles. L’objectif est que le document exporté s’ouvre correctement dans Microsoft Word, Word Online ou Google Docs, sans perdre la structure juridique du fichier d’origine.

L’export PDF et DOCX est disponible depuis l’éditeur, mais aussi depuis certaines réponses de chat ou panneaux d’analyse lorsqu’un document est généré par l’IA. Selon le contexte, vous pouvez exporter une version de travail, une version anonymisée ou un résultat produit par workflow.

Brouillons, suggestions et avertissements

Lorsqu’Ordalie génère ou modifie un document, le résultat peut s’ouvrir comme brouillon ou comme série de suggestions à relire. Vous gardez le contrôle : acceptez, refusez ou ajustez les changements avant de finaliser le document.

• Les modifications IA peuvent être regroupées pour accélérer la revue.
• Les exports DOCX appliquent des styles par défaut aux documents générés afin d’éviter les sorties brutes ou incohérentes.
• Si une conversion ne peut pas préserver parfaitement certains éléments Word, Ordalie peut afficher des avertissements de fidélité plutôt que masquer la dégradation.