Documents

Pour travailler directement dans un dossier local ou distant (OneDrive, SharePoint, Dropbox, tags, etc.) depuis une conversation, consultez aussi Espaces de travail (Workspaces).

Import et gestion de vos documents

Vous pouvez importer, organiser et modifier vos documents directement dans Ordalie. Les documents importés sont indexés automatiquement et deviennent utilisables dans les conversations et les workflows.

Import multi-format avec glisser-déposer

Deux méthodes d’import sont disponibles :

Import par navigation : Cliquez sur le bouton Importer des documents dans la section Documents pour ouvrir le sélecteur de fichiers et choisir vos documents depuis votre ordinateur.

Import par glisser-déposer : Glissez directement vos fichiers depuis l’explorateur de fichiers vers l’interface d’Ordalie. Le système reconnaît automatiquement le contenu et affiche un retour visuel immédiat pendant l’opération.

Formats supportés : PDF, DOC, DOCX, TXT, MD, PowerPoint (PPTX) et Excel (XLSX/XLS). Les présentations PowerPoint conservent la structure des diapositives, et les fichiers Excel préservent l’organisation en tableaux.

Anonymisation automatique : Lors de l’import, vous avez la possibilité d’activer l’anonymisation automatique de vos documents. Cette fonction remplace les informations sensibles (noms, adresses, numéros de téléphone) par des données génériques, préservant ainsi la confidentialité tout en conservant la structure du document.

Une fois importés, les documents sont indexés automatiquement et deviennent consultables via la recherche.

Confidentialité 🔒 : Tous vos documents restent strictement privés et sécurisés. Ils ne sont jamais partagés avec d’autres utilisateurs sans votre autorisation explicite et demeurent sous votre contrôle complet.

Système d’organisation par tags hiérarchiques

Les documents sont organisés par tags plutôt que par dossiers. Un même document peut porter plusieurs tags, ce qui évite les duplications.

Tags personnalisés : Créez vos propres tags pour categoriser selon vos critères (type de contrat, client, domaine juridique, statut de validation, etc.). Par exemple, un contrat peut porter simultanément les tags "Droit des affaires", "Client ABC" et "En révision".

Filtrage : Isolez les documents portant un tag spécifique, ou combinez plusieurs tags pour affiner les résultats. La barre de recherche dans la section Documents filtre aussi par nom.

Épinglage groupé : Lorsque vous travaillez dans l’assistant ou un workflow, vous pouvez épingler tous les documents d’un tag en une seule action — utile pour analyser un dossier complet sans sélectionner les fichiers un par un.

Partage organisationnel : Sur les comptes PRO, les tags permettent de partager des collections de documents avec les membres de l’organisation. Pour une gestion centralisée à grande échelle, voir Ordalie Vault.

Descriptions automatiques : L’IA analyse le contenu des documents d’un dossier et génère une description résumant ce qu’il contient, ce qui permet d’identifier rapidement un dossier sans l’ouvrir.

L’éditeur de documents avancé

Interface d'édition enrichie

Chaque document s'ouvre dans un éditeur intégré. L'éditeur est conçu autour du format DOCX : lorsque vous importez un fichier Word, le modifiez, puis l'exportez, la mise en forme, les styles, les tableaux et la structure sont préservés à l'identique. Pas de perte de formatage, pas de conversion approximative.

Formatage riche : L’éditeur supporte l’ensemble des fonctionnalités de mise en forme attendues : gras, italique, soulignement, listes à puces et numérotées, tableaux, liens hypertextes, et styles de paragraphes hiérarchiques adaptés aux documents juridiques.

Structure juridique : Des outils spécialisés vous permettent de structurer vos documents selon les conventions juridiques, avec une gestion intelligente des articles, alinéas, et sous-sections qui respecte automatiquement la numérotation et l’indentation appropriées.

Suivi des modifications et collaboration

Édition collaborative en temps réel :

Vous pouvez travailler à plusieurs sur le même document simultanément, comme dans Google Docs. Vous verrez les changements de vos collègues apparaître instantanément à l’écran, avec le curseur de chaque utilisateur identifié par une couleur distincte.

Track Changes intégré : Ordalie propose un système de suivi des modifications comparable à celui de Microsoft Word, mais optimisé pour le travail juridique. Toutes les modifications (ajouts, suppressions, déplacements) sont horodatées et attribuées à leur auteur. Vous pouvez accepter ou refuser chaque modification individuellement, et voir précisément qui a fait quoi à quel moment.

Pour l’activer sélectionnez ce mode directement dans la barre d’outil en haut de l’écran :

Gestion des commentaires : Le système de commentaires permet de lier des observations à des passages spécifiques du document. Les commentaires supportent les réponses en chaîne et peuvent être résolus une fois traités, créant ainsi un fil de discussion contextuel directement dans le document.

Historique des versions (Suivi du document) : Chaque modification est automatiquement sauvegardée. Cliquez sur le bouton Suivi dans la barre d’outils (section Fichier) pour ouvrir le panneau d’historique complet.

Chaque entrée de la chronologie indique l’auteur, la date et un résumé des modifications (paragraphes ajoutés, supprimés ou modifiés, nombre de mots). Un aperçu des changements est affiché directement sous chaque entrée : les ajouts apparaissent en bleu, les suppressions en rouge et les modifications en gris.

Cliquez sur une version pour la prévisualiser avec les passages modifiés mis en surbrillance directement dans le document. Vous pouvez basculer entre la vue Modifications (diff) et la vue Original, et naviguer entre les changements avec les flèches haut/bas.

Pour restaurer une version antérieure, sélectionnez-la puis cliquez sur Restaurer cette version. Une sauvegarde de l’état actuel est créée automatiquement avant toute restauration. Les événements de restauration et d’export sont également tracés dans l’historique, formant un journal d’audit complet de la vie du document.

États de validation : Suivez le statut de validation de vos documents avec des indicateurs visuels clairs qui vous informent sur l’état d’avancement de la révision.

Analyse et transformation par IA

Analyse intelligente de documents

L’IA peut analyser le contenu de vos documents de plusieurs manières :

Analyse multi-documents : Sélectionnez plusieurs documents simultanément pour une analyse comparative ou croisée. L’IA identifie les patterns, les différences, et les éléments communs entre les documents, générant des rapports structurés selon vos besoins.

Extraction d’informations clés : L’analyse automatique peut extraire les parties prenantes, dates importantes, obligations contractuelles, clauses sensibles, et autres éléments critiques de vos documents, les organisant dans des tableaux facilement exploitables.

Analyses prédéfinies : Ordalie propose des modèles d’analyse prêts à l’emploi pour les cas d’usage les plus fréquents : synthèse exécutive, identification des risques, extraction des engagements, chronologie des événements.

Analyses personnalisées : Créez vos propres modèles d’analyse en définissant les questions spécifiques que vous souhaitez poser régulièrement à vos documents. Ces modèles peuvent être sauvegardés et réutilisés pour maintenir une cohérence dans vos processus d’analyse.

Génération et transformation de documents

Génération assistée par IA : Ordalie peut générer des documents entiers à partir de vos instructions, en utilisant vos documents de référence comme base. Que ce soit pour créer des contrats, des courriers, des conclusions, ou des mémos, l’IA s’appuie sur votre style et vos modèles existants.

Transformation intelligente : Transformez automatiquement vos documents existants selon de nouveaux critères : changement de perspective (acheteur vers vendeur), adaptation à un nouveau contexte juridique, mise à jour selon de nouvelles réglementations.

Réécriture contextuelle : Sélectionnez n’importe quelle portion de texte dans l’éditeur pour déclencher des options de réécriture : amélioration de la fluidité, adaptation du style, modification du niveau de technicité, ou application d’instructions spécifiques.

Export et partage

Formats d’export professionnels

Deux formats d’export sont disponibles :

Export PDF : Génération de PDF haute qualité avec préservation de la mise en forme, des liens internes, et des métadonnées. Les PDF peuvent inclure ou exclure les commentaires selon vos besoins.

Export DOCX : Export vers Microsoft Word avec conservation complète de la structure, du formatage, et des fonctionnalités avancées comme les tables des matières automatiques et les références croisées.

Anonymisation à l’export : Lors de l’export, vous pouvez choisir d’appliquer une anonymisation automatique qui remplace les informations sensibles tout en préservant la structure et la lisibilité du document.

Gestion de la confidentialité

Contrôle d’accès granulaire : Pour les comptes organisation, définissez précisément qui peut accéder, modifier, ou commenter chaque document selon des niveaux d’autorisation flexibles.

Sécurité renforcée : Les communications entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrées via HTTPS et les documents sont stockés de manière sécurisée sur nos infrastructures.