Documents

Import et gestion de vos documents

Ordalie vous offre un environnement complet pour importer, organiser et travailler avec vos documents juridiques. L’interface intuitive vous permet de gérer efficacement votre bibliothèque documentaire tout en préservant une confidentialité absolue.

Import multi-format avec glisser-déposer

L’import de documents dans Ordalie est conçu pour être fluide et efficace. Vous pouvez importer vos fichiers de plusieurs manières :

Import par navigation : Cliquez sur le bouton Importer des documents dans la section Documents pour ouvrir le sélecteur de fichiers et choisir vos documents depuis votre ordinateur.

Import par glisser-déposer : Glissez directement vos fichiers depuis l’explorateur de fichiers vers l’interface d’Ordalie. Le système reconnaît automatiquement le contenu et affiche un retour visuel immédiat pendant l’opération.

Formats supportés : Ordalie traite nativement une large gamme de formats professionnels : PDF, DOC, DOCX, TXT, MD, PowerPoint (PPTX) et Excel (XLSX/XLS). Les présentations PowerPoint sont converties en conservant la structure des diapositives, et les fichiers Excel préservent l’organisation en tableaux, rendant les données facilement analysables par l’IA. Cette compatibilité étendue vous permet de travailler avec l’ensemble de vos documents professionnels sans conversion préalable.

Anonymisation automatique : Lors de l’import, vous avez la possibilité d’activer l’anonymisation automatique de vos documents. Cette fonction remplace les informations sensibles (noms, adresses, numéros de téléphone) par des données génériques, préservant ainsi la confidentialité tout en conservant la structure du document.

Une fois importés, vos documents sont traités par l’intelligence artificielle d’Ordalie qui les indexe automatiquement, rendant leur contenu searchable et analysable via les fonctionnalités de recherche et d’analyse de la plateforme.

Confidentialité 🔒 : Tous vos documents restent strictement privés et sécurisés. Ils ne sont jamais partagés avec d’autres utilisateurs sans votre autorisation explicite et demeurent under votre contrôle complet.

Système d’organisation par tags hiérarchiques

Ordalie utilise un système d’organisation par tags qui surpasse les limitations des dossiers traditionnels en offrant une flexibilité maximale :

Tags personnalisés : Créez vos propres tags pour categoriser vos documents selon vos critères métier (type de contrat, client, domaine juridique, statut de validation, etc.). Cette approche vous permet d’adapter l’organisation à votre workflow spécifique.

Tags multiples : Un même document peut porter plusieurs tags simultanément, vous évitant ainsi de dupliquer des fichiers qui appartiennent à plusieurs catégories. Par exemple, un contrat peut être tagué à la fois “Droit des affaires”, “Client ABC” et “En révision”.

Filtrage intelligent : Les tags facilitent la recherche et le filtrage de vos documents. Vous pouvez rapidement isoler tous les documents portant un tag spécifique ou combiner plusieurs tags pour affiner vos résultats.

Épinglage groupé : Lorsque vous travaillez avec l’assistant IA ou les workflows, vous pouvez épingler tous les documents d’un tag en une seule action, simplifiant considérablement l’analyse multi-documents.

Partage organisationnel : Pour les comptes PRO, le système de tags facilite le partage de collections de documents avec les membres de votre organisation, maintenant une cohérence dans l’accès aux ressources communes. Pour une gestion centralisée de grande ampleur, découvrez Ordalie Vault.

L’éditeur de documents avancé

Interface TipTap enrichie

Ordalie intègre un éditeur de texte professionnel basé sur TipTap qui transforme chaque document en un espace de travail collaboratif et intelligent. L’éditeur combine les fonctionnalités d’un traitement de texte moderne avec des capacités spécialement conçues pour le secteur juridique.

Formatage riche : L’éditeur supporte l’ensemble des fonctionnalités de mise en forme attendues : gras, italique, soulignement, listes à puces et numérotées, tableaux, liens hypertextes, et styles de paragraphes hiérarchiques adaptés aux documents juridiques.

Structure juridique : Des outils spécialisés vous permettent de structurer vos documents selon les conventions juridiques, avec une gestion intelligente des articles, alinéas, et sous-sections qui respecte automatiquement la numérotation et l’indentation appropriées.

Extensions spécialisées pour le droit

L’éditeur d’Ordalie se distingue par ses extensions développées spécifiquement pour les besoins juridiques :

Blocs d’articles : Structurez automatiquement vos contrats et documents avec une numérotation intelligente des articles et sous-articles. L’éditeur maintient la hiérarchie et ajuste automatiquement la numérotation lorsque vous ajoutez, supprimez ou réorganisez des sections. Idéal pour rédiger des contrats, statuts ou règlements intérieurs conformes aux conventions juridiques.

Blocs de parties : Insérez les coordonnées complètes des parties prenantes d’un contrat de manière structurée. Ces blocs peuvent être préremplis automatiquement à partir de documents existants (K-bis, extraits RCS) et s’adaptent selon que les parties sont des personnes physiques ou morales, en intégrant les mentions légales appropriées.

Blocs de signatures : Insérez facilement des zones de signature avec les informations des signataires. Ces blocs s’adaptent automatiquement selon le type de signataire (personne physique ou morale) et gèrent les mentions légales requises (qualité, pouvoirs, etc.).

Blocs de définitions : Intégrez un glossaire de termes définis directement dans vos documents. Les définitions restent cohérentes dans tout le document et peuvent être référencées automatiquement. Particulièrement utile pour les contrats complexes nécessitant de clarifier la terminologie employée.

Notes de bas de page intelligentes : Le système de notes de bas de page gère automatiquement la numérotation et le positionnement, avec des liens bidirectionnels entre les références et les notes pour une navigation fluide.

Zones de commentaires : Créez des espaces de commentaires directement dans le document pour faciliter les échanges avec vos collaborateurs ou clients, avec une gestion des droits d’accès pour contrôler qui peut commenter.

Suivi des modifications et collaboration

Édition collaborative en temps réel (disponible très prochainement) :

Une fonctionnalité d’édition collaborative en temps réel arrive très bientôt sur Ordalie. Elle vous permettra de travailler à plusieurs sur le même document simultanément, comme dans Google Docs. Vous verrez les changements de vos collègues apparaître instantanément à l’écran, avec le curseur de chaque utilisateur identifié par une couleur distincte.

Le système gérera automatiquement les situations où deux personnes modifient simultanément le même passage, en fusionnant intelligemment les modifications sans perte d’information. Cette fonctionnalité sera particulièrement précieuse lors de négociations contractuelles ou de révisions collectives, où plusieurs avocats doivent intervenir sur un même texte en parallèle.

Track Changes intégré : Ordalie propose un système de suivi des modifications comparable à celui de Microsoft Word, mais optimisé pour le travail juridique. Toutes les modifications (ajouts, suppressions, déplacements) sont horodatées et attribuées à leur auteur. Vous pouvez accepter ou refuser chaque modification individuellement, et voir précisément qui a fait quoi à quel moment.

Gestion des commentaires : Le système de commentaires permet de lier des observations à des passages spécifiques du document. Les commentaires supportent les réponses en chaîne et peuvent être résolus une fois traités, créant ainsi un fil de discussion contextuel directement dans le document.

Historique des versions : Chaque modification est automatiquement sauvegardée, vous permettant de revenir à n’importe quelle version antérieure du document ou de comparer différentes versions. L’historique conserve la trace complète de toutes les évolutions du document depuis sa création.

États de validation : Suivez le statut de validation de vos documents avec des indicateurs visuels clairs qui vous informent sur l’état d’avancement de la révision.

Analyse et transformation par IA

Analyse intelligente de documents

Ordalie met à votre disposition des outils d’analyse avancés qui exploitent l’intelligence artificielle pour extraire des insights précieux de vos documents :

Analyse multi-documents : Sélectionnez plusieurs documents simultanément pour une analyse comparative ou croisée. L’IA identifie les patterns, les différences, et les éléments communs entre les documents, générant des rapports structurés selon vos besoins.

Extraction d’informations clés : L’analyse automatique peut extraire les parties prenantes, dates importantes, obligations contractuelles, clauses sensibles, et autres éléments critiques de vos documents, les organisant dans des tableaux facilement exploitables.

Analyses prédéfinies : Ordalie propose des modèles d’analyse prêts à l’emploi pour les cas d’usage les plus fréquents : synthèse exécutive, identification des risques, extraction des engagements, chronologie des événements.

Analyses personnalisées : Créez vos propres modèles d’analyse en définissant les questions spécifiques que vous souhaitez poser régulièrement à vos documents. Ces modèles peuvent être sauvegardés et réutilisés pour maintenir une cohérence dans vos processus d’analyse.

Génération et transformation de documents

Génération assistée par IA : Ordalie peut générer des documents entiers à partir de vos instructions, en utilisant vos documents de référence comme base. Que ce soit pour créer des contrats, des courriers, des conclusions, ou des mémos, l’IA s’appuie sur votre style et vos modèles existants.

Transformation intelligente : Transformez automatiquement vos documents existants selon de nouveaux critères : changement de perspective (acheteur vers vendeur), adaptation à un nouveau contexte juridique, mise à jour selon de nouvelles réglementations.

Réécriture contextuelle : Sélectionnez n’importe quelle portion de texte dans l’éditeur pour déclencher des options de réécriture : amélioration de la fluidité, adaptation du style, modification du niveau de technicité, ou application d’instructions spécifiques.

Génération en série : Pour les documents standardisés, Ordalie peut générer automatiquement des variantes multiples à partir d’un modèle unique, en adaptant les informations spécifiques à chaque cas (parties différentes, montants variables, dates adaptées).

Export et partage

Formats d’export professionnels

Ordalie vous permet d’exporter vos documents dans les formats standards du secteur juridique :

Export PDF : Génération de PDF haute qualité avec préservation de la mise en forme, des liens internes, et des métadonnées. Les PDF peuvent inclure ou exclure les commentaires selon vos besoins.

Export DOCX : Export vers Microsoft Word avec conservation complète de la structure, du formatage, et des fonctionnalités avancées comme les tables des matières automatiques et les références croisées.

Anonymisation à l’export : Lors de l’export, vous pouvez choisir d’appliquer une anonymisation automatique qui remplace les informations sensibles tout en préservant la structure et la lisibilité du document.

Gestion de la confidentialité

Contrôle d’accès granulaire : Pour les comptes organisation, définissez précisément qui peut accéder, modifier, ou commenter chaque document selon des niveaux d’autorisation flexibles.

Audit trail : Chaque action sur un document (consultation, modification, export, partage) est enregistrée dans un journal d’audit complet, garantissant une traçabilité parfaite pour vos obligations de conformité.

Chiffrement de bout en bout : Tous les documents sont stockés avec un chiffrement renforcé et les communications entre votre navigateur et nos serveurs utilisent les protocoles de sécurité les plus avancés.